Data-analyse een gamechanger voor organisaties die risico's beter willen beheren.
Interne auditafdelingen maken steeds meer gebruik van geavanceerde auditsoftwaretools om de enorme hoeveelheden financiële-, operationele- en andere gegevens die nu in hun organisaties beschikbaar zijn, te benutten. Internal audit is te lang niet goed gehoord door de C-suite. Met de komst van data analytics kan die perceptie veranderen en kan de functie een nieuwe, strategische rol in de organisatie gaan spelen.
De meeste afdelingen hebben natuurlijk nog heel wat werk te verrichten om dit te bereiken. Visie, inzet, discipline en de juiste expertise zijn allemaal vereist. Toch heeft maar liefst 25 procent, van de meer dan 1100 respondenten van Protiviti's 2019 Internal Audit Capabilities and Needs survey, nog steeds niet de eerste stappen gezet op het pad van audit data analytics.
Het is tijd om in beweging te komen.
In dit artikel kijken we naar vijf belangrijke overwegingen voor afdelingen, of ze nu gewoon hun eerste stappen plannen of data analytics dieper willen verankeren.
1. Vergroot het bewustzijn rond de rol van interne audit
Volgens het Protiviti-onderzoek "geeft minder dan één op de vijf organisaties aan dat hun auditcommissie zeer geïnteresseerd is in de innovatie- en transformatieactiviteiten van de interne auditgroep."
Het is duidelijk dat Chief Audit Executives (CAE's) nog heel wat promotiewerk voor de boeg hebben.
Volgens het wereldwijde adviesbureau is het "de taak van de CAE's om de inzet van de interne auditafdeling voor innovatie en transformatie over te brengen aan de leden van het auditcomité. Dit door middel van effectieve en efficiënte informatie-uitwisselingspraktijken en overtuigende presentaties".
In het licht hiervan doen CAE's er goed aan om:
- Buy-in en steun voor de inzet van data analyse te winnen bij de belangrijkste stakeholders;
- De mogelijkheden van data analyse te demonstreren op een manier die gemakkelijk kan worden begrepen door niet-financiële of auditprofessionals;
- Niet alleen de voordelen van investeringen en vooruitgang onder de aandacht te brengen, maar ook het budget, de middelen en andere beperkingen waarmee interne audit te maken heeft.
2. Stel een gezamenlijke audit data analytics visie en roadmap op
Samen met de steun van de C-Suite/directie hebben bedrijven een duidelijk gedefinieerde strategie voor data analytics nodig.
De strategie moet het volgende omvatten:
- Een business case;
- Een plan voor investeringen in opleiding, tools en bekwame middelen;
- Verwacht rendement op investeringen;
- Identificatie van eerste toepassingsgebieden in de organisatie;
- Maatstaven voor succes;
- Doelstellingen voor personeelsbezetting.
3. Zal het schaalbaar zijn? Maar serieus...
We weten allemaal dat dit een van de meest voorkomende en soms misplaatste vragen in het bedrijfsleven is, maar het is belangrijk om deze hier te stellen. Interne auditafdelingen doen er goed aan een gefaseerde overgang te maken en meerdere jaren te budgetteren voor de volledige implementatie. Zo kunnen de lessen die in de ene fase worden geleerd, worden verwerkt in de aanpak voor de volgende fase.
Begin met een pilot audit die weinig complex is maar veel waarde vertegenwoordigt. Veel groepen beginnen met een proces in inkoop. De gegevens zijn er allemaal, over het algemeen van goede kwaliteit, en het gebruik van analytics zal een rendement op de investering opleveren dat tastbaar en, net zo belangrijk, zichtbaar is.
Zorgvuldig geselecteerde en goed geplande pilots zullen ver gaan in het aantonen van de mogelijkheden van analytics, en de verdiensten van verdere investeringen.
4. Zorg voor toegang tot kwaliteitsgegevens
De toegang van jouw team tot volledige en nauwkeurige gegevens is van het grootste belang. Dit is wat jouw diepgaande analyse van in-scope bedrijfsprocessen mogelijk maakt. Toch is dit vaak de moeilijkste hindernis die moet worden overwonnen bij het invoeren van data-analyse.
Het zware werk zit aan de voorkant: gegevens identificeren, zorgen voor nauwkeurigheid, volledigheid en beschikbaarheid, en deze waar nodig standaardiseren.
Toonaangevende interne auditafdelingen beginnen vaak met één bedrijfsproces (bijv. inkoop) en werken samen met IT om de gegevens te begrijpen. Zij maken gebruik van business intelligence tools, data warehouses en andere tools die al in gebruik zijn in andere delen van het bedrijf om gegevens te leveren aan de interne audit op een continue basis.
5. Bereid jouw team voor
Sommigen maken zich zorgen over het verlies van banen bij internal audit als gevolg van nieuwe technologische hulpmiddelen (automatisering) en de specialisten die nodig zijn om deze te ondersteunen.
Wees gerust, de rol van de interne auditor is veilig. Er is geen vervanging voor hun ervaring en oordeel, en dat zal er waarschijnlijk ook nooit komen.
Dat gezegd hebbende, auditors moeten een gedegen inzicht hebben in gegevens en kritisch kunnen denken. Ze moeten in staat zijn om nieuwe bedrijfsprocessen snel te doorgronden en met behulp van gegevensanalyses procedures te creëren om de risico's die ze hebben geïdentificeerd, aan te pakken. En ze moeten worden opgeleid in analyse-instrumenten en -software.
Best-in-class internal audit teams hebben verschillende benaderingen voor het opbouwen van een analytisch-klaar internal audit team en het opnemen van de benodigde specialisten. Maar elke auditor in het team moet voldoende deskundig zijn op het gebied van data-analyse om elementaire data-analysetaken uit te voeren.
De weg vooruit
Data-analyse heeft het potentieel om interne audit te transformeren en de functie te promoveren tot een hogere strategische rol in de organisatie. CAE's moeten er echter voor zorgen dat de implementatie op een weloverwogen, weloverwogen en goed geplande manier gebeurt, ondersteund door de juiste technologische hulpmiddelen, personeel en training.
