Toen de accountants Christopher McDonald en Nancy Rickett door een advocaat werden ingehuurd om een fraude van twee miljoen dollar te onderzoeken, wisten ze niet zeker wat ze zouden vinden.
De opdracht was eenvoudig: het accountants duo, dat samen McDonald Rickett Chartered Professional Accountants vormt, moest een reeds aan het licht gebrachte fraude onderzoeken. Bij dit onderzoek had één individu gedurende vier jaar miljoenen van hun organisatie wist af te troggelen. Om te bepalen of het oorspronkelijke betrokken accountantskantoor de fraude had kunnen achterhalen gingen zij aan de slag.
Het kantoor in Burnaby was bekend met CaseWare IDEA, dat het in 2018 had geïmplementeerd om meerdere non-profitorganisaties in het hoge noorden van Canada te controleren. Dus toen ze de opdracht kregen voor de fraudezaak, wist McDonald dat de bestandsanalyse een goede plek zouden zijn om te beginnen.
Ze bekeken IDEA-videocursussen met Mark Nigrini en raakten vertrouwd met de Benford’s Law, waarvan hij zegt dat hij die vóór CaseWare IDEA nog niet kende.
"We keken naar wat de fraudeur had genomen en het paste perfect in Benford’s Law," zegt hij. "Alle bedragen waren minder dan 10.000 dollar."
De fraudeur die bij de oorspronkelijke zaak betrokken was, had facturen gekopieerd en haar bank geld laten overmaken naar haar persoonlijke rekening. Ze was klein begonnen, aanvankelijk rond de 1.000 dollar, daarna geleidelijk oplopend tot meer dan 9.000 dollar, maar altijd onder de 10.000 dollar gebleven.
"Ze moet het gevoel hebben gehad dat als ze boven de $10.000 uitkwam, ze iets zou activeren," legt McDonald uit.
Benford’s Law, die de frequentieverdeling van de leidende cijfers van natuurlijk voorkomende getallenreeksen observeert, kan worden gebruikt om 'abnormale' getallen binnen deze reeksen te vinden - getallen die bijvoorbeeld door een mens kunnen zijn gemanipuleerd.
Toen McDonald en Rickett de Benford-tests van CaseWare IDEA toepasten op de zaak in kwestie, wezen de resultaten op frauduleuze activiteiten. Ze waren van mening dat het oorspronkelijke accountantskantoor beter in staat zou zijn geweest om de fraude op te sporen door Benford-tests uit te voeren.
"IDEA zou op zichzelf niet de oplossing zijn geweest, maar het zou ons wel in de juiste richting hebben geduwd, ook al is het gebruik van Benford’s Law geen vereiste in de huidige auditstandaard", zegt McDonald. "Als (het oorspronkelijke accountantskantoor) het had, hadden ze op zijn minst kunnen zeggen: 'Hé, misschien is er hier iets aan de hand.”
Zonder het systeem had het bedrijf in het duister getast, zonder aanwijzingen die op fraude wezen, omdat de fraudeur zo'n clean systeem had draaien. Haar facturen klopten. En het was niet genoeg om de crediteurenrekeningen van de leveranciers te bevestigen, want ze werden allemaal op tijd betaald. Uiteindelijk merkte de bank op dat er regelmatig cheques van leveranciers op haar rekening werden gestort en maakte daar een opmerking (red flag) van. De politie werd op de hoogte gebracht en de fraudeur, die nu een gevangenisstraf uitzit, bekende onmiddellijk.
Maar het onderzoeken van fraude in het verleden is slechts een fractie van de toepassingen die McDonald en Rickett vinden voor CaseWare IDEA, dat zij regelmatig gebruiken om non-profit organisaties te controleren die overheidsgeld ontvangen.
"Ze sturen hun boekhoudbestanden naar ons, wij converteren ze zodat ze geschikt zijn voor IDEA-import en vervolgens voeren we de tests uit", legt Rickett uit, waarbij hij IDEA's General Ledger en Exceptional Exceptions tests noemt als de eerste pitstop voor alle projectbestanden.
"Dat is het eerste wat we doen, voor de audit", voegt McDonald toe. "Gewoon om te zien hoe het profiel van de transacties eruit ziet."
Ze hebben een trend opgemerkt bij bestaande Assurance-cliënten die de details van de bedrijfsactiviteit misschien niet goed in de gaten houden.
"Naarmate de aandeelhouders ouder worden, zijn ze niet meer zo betrokken bij het bedrijf en kijken ze niet meer naar alle cheques die de deur uitgaan", zegt McDonald. "Als service aan hen gebruiken we CaseWare IDEA om te scannen op patronen van risicovol gedrag."
Het bedrijf gebruikt ook CaseWare Working Papers sinds 2005, toen ze het invoerden ter vervanging van papieren boekhoudprocessen. En McDonald wist hoe een op papier gebaseerde omgeving eruit zag; hij begon zijn bedrijf in 1981 toen "alles nog op papier was. Je had geluk als je een PC in je kantoor had die een XT was. Dus, we hadden een tekstverwerker in ons kantoor op een XT en dat was het."
Rickett kwam in 1988 als medewerkster bij zijn bedrijf. In de loop der jaren studeerde ze, volgde ze cursussen en werd ze een geregistreerd accountant, allemaal terwijl ze een jong gezin opvoedde, en in 2006 werd ze partner bij McDonald Rickett.
"We zagen al deze gebieden waar we al deze processen konden digitaliseren met CaseWare," zegt ze. "Hetzelfde gebeurde met IDEA. We zijn er een paar jaar geleden mee aan de slag gegaan en hebben wat basis dingen gedaan. Daarna hebben we cursussen gevolgd en nu hebben we het gevoel dat we er net mee beginnen. Het is krachtig. We hebben CaseWare IDEA nodig."
Paul Leavoy is een schrijver die zich al meer dan tien jaar bezighoudt met Enterprise management technologie. Momenteel doet hij onderzoek naar en schrijft hij over data-analyse en interne controletechnologie.
Zie de Wet van Benford in actie door onze on-demand webinar te bekijken, How to Recognize Fraud Like a Pro Detective.
