Vandaag de dag draait de bedrijfswereld steeds meer op "Big Data" - uitzonderlijk grote verzamelingen digitale informatie. Bedrijven analyseren deze gegevens om patronen en trends te ontdekken, wat leidt tot nieuwe efficiëntie en, uiteindelijk, betere resultaten.
Voor de moderne interne auditdienst zijn de voordelen van gegevensanalyse essentieel om de kwaliteit en efficiëntie van audits te verbeteren. Voorheen tijdrovende werkzaamheden kunnen nu routinematig en bliksemsnel worden uitgevoerd dankzij speciale auditing software.
Dankzij gegevensanalyse kan de interne auditor van vandaag trends en patronen in het bedrijf beter begrijpen. Dit door niet alleen gebruik te maken van tekst of cijfers, maar ook van visuele weergaven, zoals grafieken en dashboards. Bevrijd van het analyseren van routinegegevens, kunnen auditors zich concentreren op het uitvoeren van betere tests, het aanpakken van anomalieën en het onderzoeken van risicogebieden.
Ongeacht de grootte van een bedrijf, gegevens gestuurde audits betekenen betere, efficiëntere audits.
Grotere gegevens, betere analyse van boekhoudkundige gegevens
Gegevensanalyse is het systematisch onderzoeken en evalueren van gegevens, en het trekken van inzichten uit die gegevens. Het concept maakt al lang deel uit van het traditionele interne auditproces. Een accountant die bijvoorbeeld dubbele betalingen voor inkooporders in journaalposten opspoort, maakt gebruik van analysetechnieken.
Jarenlang waren spreadsheetprogramma's zoals Microsoft Excel het hulpmiddel bij uitstek voor auditors. De tijden veranderen echter - ten goede. Gespecialiseerde tools helpen auditors nu bij het werken met enorme informatiebestanden die handmatige audittechnieken niet aankunnen. Bedrijven lopen het risico achterop te raken bij hun concurrenten als ze niet snel inspelen op deze exponentiële verbetering van het risico van auditcapaciteiten.
De digitaal gestuurde behoeften van de moderne auditor brengen de beperkingen van conventionele softwaretools zoals Excel aan het licht. Naarmate datasets groter worden, is het vandaag de dag niet de vraag of een organisatie data analyse zal introduceren bij internal audit, maar hoe dat het beste kan gebeuren.
Jouw auditproces kan op belangrijke manieren worden verbeterd door de beperkingen van Excel achter je te laten en automatisering de poort te laten vormen naar efficiëntere audit- en monitoringprocessen.
Benford’s law analyse
Benford’s Law, ook wel bekend als de Wet van de Eerste Cijfers, is een statistische wet met grote implicaties voor gegevensanalyse. Volgens deze wet is het waarschijnlijk dat het eerste cijfer in veel natuurlijk voorkomende gegevensverzamelingen klein is. Zo zal het cijfer 1 ongeveer 30% van de tijd het eerste cijfer zijn, en andere cijfers zullen met afnemende frequentie verschijnen, waarbij 9 het minst vaak het eerste cijfer is (minder dan 5% van de tijd).
Vergelijkbaar met de toepassing van de normale verdeling, kan de Benford’s Law worden gebruikt als een hulpmiddel om patronen (of het ontbreken daarvan) te ontdekken in natuurlijk voorkomende gegevensreeksen. Dit kan een krachtig middel zijn om anomalieën (onregelmatigheden in de data) te ontdekken of frauduleuze activiteiten op te sporen. De toepassing van Benford’s Law op een grote gegevensverzameling kan echter een uitdaging vormen in software zoals Excel. Excel is eenvoudigweg niet ontworpen om dit soort verdelingen in kaart te brengen.
Traditioneel berust gegevensanalyse op steekproeven uit grote gegevensverzamelingen in spreadsheets. Accountants trekken conclusies uit deze steekproeven en uit hun kennis van het bedrijf.
Het gebruik van een onvolledige gegevensverzameling kan echter tot fouten leiden, aangezien cruciale gegevens kunnen worden gemist. Evenzo kan het vertrouwen op de eigen kennis van een externe auditor van het bedrijf tot fouten leiden als die kennis beperkt is.
Software voor gegevensanalyse, zoals CaseWare IDEA, kan daarentegen volledige gegevensreeksen testen, ongeacht hun omvang. Dit voorkomt potentiële fouten die het gevolg kunnen zijn van een beperkte steekproefomvang en stelt teams in staat grondigere audits uit te voeren. Data analyse kan ook ongebruikelijke zaken signaleren voor nader onderzoek, in plaats van alleen te vertrouwen op de mogelijk onvolledige kennis die een auditor heeft van de activiteiten van een klant.
Automatiseren en versnellen van testprocedures
Met traditionele methoden moesten auditors gegevensanalyses apart uitvoeren of een beroep doen op extra gegevensspecialisten. Dit leidde tot langere, duurdere audits en weinig inzicht in de uitgevoerde tests.
Het inbrengen van data-analyse in de audit workflow om het testen te automatiseren is een belangrijk voordeel. Met behulp van kunstmatige intelligentie en machinaal leren kan analysesoftware snel en nauwkeurig alle transactie- en balansboekingen onderzoeken. Dit levert zinvolle resultaten op voor verdere beoordeling.
Automatiseer alledaagse taken en concentreer je op de belangrijkste risico's
Een van de grootste verbeteringen van data-analysetools ten opzichte van de traditionele spreadsheetaanpak is de automatisering van alledaagse taken. Met software kunnen auditors 'scripts' gebruiken om het programma de opdracht te geven te onderzoeken of de interne controles zijn geschonden. Het script vermindert niet alleen de impact van menselijke fouten - onvermijdelijk bij een handmatige controle - maar maakt de actie ook gemakkelijk herhaalbaar.
Evenzo kunnen teams het risico van gegevenscorruptie elimineren door gebruik te maken van automatisering. Deze valkuil kan alleen per ongeluk optreden bij de handmatige overdracht of extractie van gegevens voor interne auditprocessen. Deze automatisering bevrijdt de auditor van routinetaken, waardoor hij zich kan concentreren op auditactiviteiten met toegevoegde waarde.
Verder dan Excel
Automatisering is de voorloper van continuous auditing en -monitoring en wordt snel een onmisbaar onderdeel van audit workflows. Om meer te weten te komen over oplossingen die niet op Excel zijn gebaseerd en hoe CaseWare IDEA kan helpen jouw auditproces te verbeteren, kun je vandaag nog onze gratis whitepaper, Forget Excel, downloaden.
