V: Ik wil een IDEAScript maken dat ik kan hergebruiken, maar ik weet niets van scripts en heb geen tijd om het te leren.
A: Met CaseWare IDEA kun je een script maken en hergebruiken zonder dat je er iets aan hoeft te veranderen, zolang je maar een paar regels volgt.
Laten we een scenario nemen waar je elke maand twee bestanden ontvangt: een is het gedetailleerde verkoopbestand met alle verkooptransacties van die maand, en het andere is klantinformatie zoals hun naam, bedrijf, etc. Elke maand wil je het gedetailleerde verkoopbestand samenvoegen met de klanteninformatie, zodat elke transactie de naam van het bedrijf en de naam van de klant bevat.
Er zijn verschillende manieren om het IDEAScript te maken, waarbij een van de gemakkelijkste is via de geschiedenis/history. Het enige probleem hiermee is echter dat we in dit scenario twee bestanden hebben en dat de geschiedenis slechts de geschiedenis van één bestand laat zien. Als je het script niet wilt manipuleren, is de beste optie om te plannen wat er gedaan moet worden. In dit geval zijn er drie stappen die moeten worden uitgevoerd:
- Importeer het Detailed Sales bestand
- Importeer het Customer bestand
- Koppel het Customer bestand aan het Detailed Sales met behulp van de CUSTNO (het sleutelveld tussen de twee bestanden).
Je moet ook een algemene omschrijving bepalen voor de bestanden die je wilt importeren. We gaan de naam van de bestanden veranderen, dus we willen iets standaards in IDEA.
In dit voorbeeld heb ik het 2014 en 2015 Detailed Sales bestand. Omdat ik deze bestanden op verschillende momenten ga gebruiken wil ik eerst het 2014 bestand hernoemen naar Detailed Sales (wanneer ik de analyse doe op het 2015 bestand zal ik deze ook hernoemen naar Detailed Sales). De bestanden zien er dan als volgt uit:
Nu ik de stappen heb die ik moet uitvoeren en de bestanden heb hernoemd naar een meer generiek formaat kan ik het script maken (dit hoeft alleen de eerste keer dat je de analyse uitvoert te gebeuren, tenzij de bestandsstructuur of de analyse in de toekomst verandert).
Ga naar het lint Macro's en selecteer de Record Macro.
Voer de twee importen en de join uit. Zodra dat is voltooid, gaat je terug en klik je opnieuw op het pictogram Record Macro. Je krijgt dan dit dialoogvenster 'Macro maken'; zorg ervoor dat je IDEAScript selecteert en klik op OK.
Je hebt nu een algemeen script dat twee bestanden importeert en een join uitvoert.
Sla het bestand op, je zal dit straks hergebruiken.
De volgende keer wanneer je de analyse wilt uitvoeren (zoals het verkrijgen van de volgende perioden uit het Detailed Sales en het Customer bestand) maak je een nieuw project of verwijder/verplaats je de bestanden in de huidige Projectmap. Ga naar Windows verkenner en hernoem het bestand 2015 Detailed Sales.xlsx naar Detailed Sales.xlsx en zorg ervoor dat ze op dezelfde plaats worden opgeslagen als het bestand met de vorige perioden (meestal in de map Bronbestanden.ILB van het project).
De sleutel tot het uitvoeren van het script zonder wijzigingen is dat de bestanden die worden gebruikt om het script te maken altijd dezelfde naam hebben elke keer dat je het script uitvoert.
Ga naar het lint Macro's en selecteer Uitvoeren.
Selecteer jouw script en klik op openen.
Het script zal dan worden uitgevoerd en de analyse zal opnieuw worden aangemaakt met de nieuwe bestanden. Je moet naar de bestandsverkenner gaan en op vernieuwen klikken om de nieuwe bestanden te zien.
Je hebt nu een script gemaakt dat je kan hergebruiken en je hebt niets in het script hoeven veranderen om het te laten werken op bestanden van een ander tijdstip. De truc om te onthouden is dat de geïmporteerde bestandsnamen altijd dezelfde moeten zijn, anders zal het script een foutmelding geven dat het bestand niet gevonden kan worden.
Brian Element is een CaseWare IDEA Lead Solution Architect en voormalig financieel adviseur van Public Services en Procurement bij de regering van Canada. Hij werkt al meer dan drie decennia nauw samen met IDEA software.
Voor meer tips of om jouw eigen IDEA-vraag te stellen, bezoek www.ideascripting.com.
