Ondertussen zijn we er wel aan gewend, ergens anders werken dan op kantoor. Werken op afstand brengt een unieke reeks uitdagingen met zich mee, waaronder de noodzaak om effectief te blijven samenwerken. Dit geldt vooral voor interne auditteams. Samenwerking is van het grootste belang voor interne auditors, en is dat altijd geweest. Om hun werk effectief, efficiënt en veilig te kunnen doen, zijn ze afhankelijk van duidelijke communicatie en het voortdurend delen van informatie, zowel met teamleden als met klanten.
Zonder persoonlijke communicatie is het uitvoeren van een audit op afstand een bijzondere uitdaging. Toch moeten de beoefenaars nog steeds aan dezelfde hoge auditnormen voldoen en dezelfde hoogwaardige documentatieresultaten afleveren.
Volgens Gallup werkt in oktober 2020 bijna 60% van de Amerikaanse werknemers op een of andere manier op afstand omdat bedrijven zich aanpassen aan de realiteit van COVID-19. Voor Nederland is dit aantal niet veel anders.
Aangezien werken op afstand in de nabije toekomst waarschijnlijk in een of andere vorm deel zal blijven uitmaken van het auditlandschap, moeten organisaties ervoor zorgen dat effectief kan worden samengewerkt. Gewapend met de juiste tools kunnen interne auditteams verder gaan dan alleen het uitvoeren van hun taken en daadwerkelijk de algehele samenwerkingservaring voor zowel henzelf als de audits verbeteren.
Hier zijn vijf tips om je te helpen het meeste uit samenwerking op afstand te halen.
1: Blijf in contact.
Wanneer je op afstand werkt, is het vooral belangrijk om in nauw contact te blijven met teamleden, cliënten en om op één lijn te blijven. Open communicatie is noodzakelijk om informatie te delen, audits op schema te houden en mensen verantwoordelijk te houden. Door bijvoorbeeld korte, terugkerende vergaderingen in te plannen met belanghebbenden. Om de status van een audit te bespreken, kun je hiaten in de informatie aanvullen, mogelijke blokkades zien en eventuele dringende zorgen vastleggen.
2: Veiligheid voor alles.
Gevoelige gegevens zijn het ruilmiddel van interne audits, waardoor cyberbeveiliging een belangrijk punt is wanneer op afstand wordt samengewerkt. Er moeten rigoureuze maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat alle partijen en hun tools voldoen aan de voorschriften bij het omgaan met gegevens. Dit omvat de juiste toegankelijkheid en veiligheidscertificering voor alle gebruikte platforms. Je moet ook de vertrouwelijkheid van alle verstrekte informatie garanderen. Een veilige infrastructuur geeft iedereen gemoedsrust, in de wetenschap dat hun samenwerkingsprocessen te vertrouwen zijn.
3: Ga voor Agile.
Het opbouwen van een agile cultuur in een auditteam kan helpen bij het overbruggen van een deel van de afstand die samenwerking op afstand met zich meebrengt. Door iteratieve planning en snelle, proactieve communicatie houden agile principes belanghebbenden met elkaar verbonden en verantwoordelijk. Korte, dagelijkse "stand-up" vergaderingen moedigen teamleden bijvoorbeeld aan om status updates te geven en stapsgewijs doelstellingen te realiseren. Er zijn ook Smart Audit Management-platforms beschikbaar die speciaal zijn ontworpen om wendbaarheid in auditing te bevorderen door teams te helpen bij het prioriteren van taken en het op tijd leveren.
4: Kies voor de cloud.
Cloud computing is de motor achter samenwerking op afstand. Wanneer elke belanghebbende is verbonden met dezelfde onderliggende gegevens - die in de Cloud altijd bijgewerkt en nauwkeurig zijn - worden de normale procesbarrières van on-premise software geëlimineerd. Legacy-systemen zijn vaak traag en van elkaar gescheiden, waardoor ze vatbaar zijn voor onnauwkeurige gegevens en moeilijk te optimaliseren zijn voor samenwerking. In de Cloud kunnen zowel auditteams als klanten gegevens creëren en delen, hetzij in hun eigen tijd of in realtime samenwerking. Een veilig en toegankelijk Cloud computing systeem betekent dat de communicatie floreert, waardoor de samenwerking effectief wordt gestroomlijnd.
5: Geavanceerde Audit Analytics.
Nu werken op afstand zijn hoogtepunt heeft bereikt, kan de hoeveelheid informatie die wordt gedeeld traditionele auditpraktijken snel overweldigen. Auditteams moeten daarom gegevens online verplaatsen, waar geavanceerde analytische tools naadloos in hun samenwerkingsproces kunnen worden geïntegreerd. Door gebruik te maken van krachtige gegevensanalyses kan het aantal variabelen dat kan worden verwerkt en geanalyseerd exponentieel worden vermenigvuldigd. Je kunt uitzoomen om patronen en wegversperringen te identificeren, of inzoomen om details te ontdekken die normaal over het hoofd worden gezien. Met betere gegevens kun je kosten effectievere en nauwkeurigere audits uitvoeren, in minder tijd. En met robuuste analyses kun je een duidelijk, beknopt beeld van jouw audit schetsen - letterlijk - via verbeterde visualisatiefuncties en dashboards.
Tools gebouwd voor samenwerking
Werken op afstand is gemakkelijk met de juiste hulpmiddelen, en CaseWare plaatst samenwerking in het hart van ons platform, dat is:
- Cloud-based: CaseWare opent communicatielijnen en vergemakkelijkt het delen van informatie, zodat wendbare auditteams altijd op dezelfde realtime, bijgewerkte pagina zitten met elkaar en met auditees.
- Veiligheid: CaseWare maakt de juiste beveiligingscertificering, toegankelijkheid en infrastructuur tot topprioriteiten, zodat u altijd compliant bent wanneer u met gegevens omgaat. Omdat beveiliging altijd is ingebouwd, is CaseWare de veiligere manier om op afstand samen te werken.
- Geïntegreerd: CaseWare kan de kracht van uw respectieve processen naadloos samenbrengen in een verenigd systeem dat uw gegevensanalyse verbetert en een robuuste, waarde-rijke audit oplevert.
Werken op afstand is niet meer weg te denken. Om je te helpen deze realiteit het hoofd te bieden, helpt CaseWare je de samenwerkingsrelaties op te bouwen en te koesteren die fundamenteel zijn voor audits op afstand, waardoor een betere totaalervaring wordt gecreëerd voor zowel auditteams als hun klanten.
Ontdek hoe je jouw audits op afstand gemakkelijk en veilig kunt maken. Vraag vandaag nog jouw exemplaar van het 2021 State of Internal Audit Report aan.
