Tijdens de recente wereldwijde pandemie hebben interne auditors te maken gekregen met een groot aantal nieuwe risico's en andere, meer traditionele risico's die voorgoed zijn veranderd. Van IT-systemen tot de manier waarop teams samenwerken, bijna alles is veranderd.
Om dit nieuwe risicobeheerlandschap te helpen begrijpen, bood Lenny Block, een consultant en voormalig vice-president interne audit bij Nasdaq, zijn inzichten en advies tijdens een recent CaseWare-webinar, "Auditing Office Culture in a New Digital World".
"Interne auditors denken altijd na over hoe we waarde kunnen toevoegen, en ons werk werd nog veel moeilijker (tijdens de pandemie)," zei hij. "We hebben al eerder storingen en shutdowns gehad, maar niemand had verwacht hoezeer dit alles zou veranderen."
Gereedschap van het vak
Bijna van de ene op de andere dag gingen interne auditors samen met talloze andere professionals massaal over op werken op afstand toen de pandemie begin 2020 toesloeg. Dit bracht onmiddellijk nieuwe risico's met zich mee voor de computerinfrastructuur van bedrijven. Werknemers maakten bijvoorbeeld op grote schaal gebruik van videobellen en andere online samenwerkingsinstrumenten, dit vanuit hun thuissituatie. Voordat de pandemie uitbrak, moest het IT-systeem van een bedrijf misschien 100 telewerkers ondersteunen. "Zal het er nu 1.000 aankunnen?" stelde Block.
Het vermogen van werknemers om hun verantwoordelijkheden uit te voeren, werd direct afhankelijk van de kwaliteit van de internet verbinding, waardoor er een extra gevaar ontstond. "Met zo veel locaties wordt dit een hoger risicoprofiel waar mensen rekening mee moeten houden."
Block voegde eraan toe dat beveiligingsrisico's ook de neiging hebben toe te nemen naarmate mensen uit de gecontroleerde beslotenheid van een kantoor verhuizen naar hun externe werkruimte. "Phishing en ransomware nemen toe naarmate mensen meer op afstand werken," merkt hij op, en hij voegt eraan toe dat auditors zich ook zorgen moeten maken over de beveiligingsprofielen van de aannemers met wie ze werken en of er voor hen de juiste controles zijn ingesteld.
Nieuwe bedrijfsmodellen
Het kan ook zijn dat bedrijven hun interne auditprocessen moeten aanpassen om rekening te houden met radicaal veranderde bedrijfsmodellen van klanten. Vóór de pandemie gebruikten de meeste grote detailhandelaars bijvoorbeeld een hybride verkoopstrategie met zowel fysieke vestigingen als een e-commerceplatform. De gebeurtenissen van het afgelopen jaar hebben er echter toe geleid dat velen zich bijna volledig op de online kant hebben gericht.
COVID-gerelateerde verschuivingen in hun toeleveringsketens hebben ook andere sectoren drastisch beïnvloed. Autoverhuurbedrijven, aldus Block, hebben te maken met een ernstig tekort aan auto's om aan klanten aan te bieden. Met weinig tot geen vraag in 2020, hebben ze veel van hun inventaris verkocht. Nu kunnen ze die niet aanvullen omdat autofabrikanten de autoproductie zagen kelderen. "Vroeger kon je een auto huren voor 69 dollar per week. Vandaag, als je er al één kan vinden, kost het je drie keer zoveel."
De menselijke kant
Uiteindelijk, aldus Block, is een interne auditafdeling een professionele dienstverlenende organisatie, en de kwaliteit van het werk is afhankelijk van de mensen die er werken. Ervoor zorgen dat de kwaliteit aan een voldoende hoog niveau voldoet wanneer iedereen op afstand werkt, stelt ons voor een nieuwe reeks uitdagingen.
Een daarvan is ervoor te zorgen dat de productiviteit net zo hoog blijft als op kantoor. "Als werknemers thuis worden afgeleid door hun persoonlijke wereld - de hond die op de achtergrond blaft, de hoogtepunten van een voetbalwedstrijd op ESPN, een buurman die langskomt - dan wordt dat allemaal een uitdaging," aldus Block.
De pandemie heeft ook nieuwe benaderingen - en gevaren - geïntroduceerd op het gebied van talentacquisitie. Gezien het toegenomen belang van digitale audittools in de dagelijkse werking van een interne auditafdeling, kunnen kandidaten met deze vaardigheden en bewezen digitale geletterdheid meer in trek zijn bij werkgevers.
Auditors passen zich ook aan een wereld aan waarin nieuwe medewerkers van overal kunnen worden aangetrokken. Interne auditors hoeven zich niet meer in dezelfde ruimte te bevinden als hun collega's en kunnen hun net zo breed uitwerpen als ze willen. Een kantoor in New York kan nu bijvoorbeeld een geweldige kandidaat uit Phoenix aannemen.
Putten uit een veel grotere talentenpool is geweldig, maar er kan al snel bezorgdheid ontstaan over het betrokken houden van mensen die op afstand worden aangenomen als ze zich aan de andere kant van het land of de wereld bevinden. HR kan helpen door kredieten te verstrekken voor bijvoorbeeld kantoorapparatuur, fitnessapparaten voor thuis en online-leraren voor thuis studerende kinderen. Managers kunnen helpen door ervoor te zorgen dat telewerkers net zo goed bij de besprekingen worden betrokken als hun collega's op kantoor.
Het post-koffiepraat tijdperk
Problemen bij het verzamelen van informatie zijn ook een nieuwe hindernis geworden die overwonnen moet worden, aldus Block.
"Goede auditors weten hoe ze op een niet-commerciële manier informatie uit de auditees kunnen krijgen," zei hij. Toen hij nog bij Nasdaq werkte, verzamelde hij vaak waardevolle informatie van anderen tijdens een babbeltje over van alles en nog wat bij het koffieapparaat of in de lunchroom. Dit is natuurlijk niet mogelijk op een virtuele werkplek. Bedreven zijn in samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en belang hechten aan het verbinden met bronnen, hoe dan ook, zal de sleutel zijn tot succes op dit gebied.
Wat wordt het nieuwe normaal in de toekomst? Het is nog te vroeg om te zeggen, zei Block, wijzend op een grote verscheidenheid aan voornemens rond terugkeer-naar-werk scenario's die onlangs door verschillende sectoren naar buiten zijn gebracht. De federale overheid van de VS zegt dat ze veel van haar werknemers op een virtuele werkplek wil laten werken. Sommige bankreuzen op Wall Street, zoals Morgan Stanley en Goldman Sachs, duidelijk hebben gemaakt dat ze hun mensen terug op kantoor willen zodra dat haalbaar is.
Block zelf verwacht dat een hybride model de norm zal worden. "Het heeft ons laten zien dat je een goede hoeveelheid werk vanuit huis gedaan kunt krijgen. Maar ik denk wel dat mensen naar kantoor moeten komen als dat kan, want face-to-face vergaderingen zijn altijd beter dan virtuele."
Je kunt de volledige webinar-on-demand hier bekijken.
Greg Enright is Content Marketing Manager bij CaseWare.
