Robotic Process Automation, of RPA, wordt steeds meer toegepast bij internal audit om eenvoudige, repetitieve taken in het interne auditproces te stroomlijnen en te optimaliseren. Met deze automatisering zien organisaties kwaliteitsverbeteringen, verhoogde snelheid en efficiëntie, betere nauwkeurigheid, en groeiende waarde. Als RPA nog niet iets is waar je mee in aanraking bent gekomen, maak je dan geen zorgen. In dit artikel laten we jou kennismaken met de basisprincipes van RPA voor interne audits en leggen we uit op welke manieren jij, als auditor, kunt profiteren van deze technologie.
Wat is Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA) kan worden gezien als een vorm van automatisering op een hoger niveau, maar een die een stap onder een kunstmatige intelligentie (AI) toepassing blijft. Bij RPA gaat het erom de tijdrovende, repetitieve, eenvoudige en op regels gebaseerde taken die een groot deel van de tijd van een accountant opslokken, over te dragen aan een computerprogramma. RPA-software werkt op dezelfde manier met andere applicaties als een menselijke auditor zou doen om machine leesbare gegevens in te voeren, maar doet dit sneller, nauwkeuriger en onvermoeibaar, zodat menselijke auditors zich kunnen concentreren op complexere taken.
Het soort taken dat aan RPA kan worden overgedragen omvat (maar is niet beperkt tot) het voorbereiden van auditgegevens, het organiseren van bestanden, het integreren van gegevens uit meerdere bestanden, het kopiëren en plakken van gegevens tussen applicaties en het afstemmen van gegevens tussen verschillende systemen.
Waarom is RPA waardevol voor Internal Audit?
Naast de duidelijke tijdsbesparing die RPA mogelijk maakt, zijn er ook financiële voordelen. CAE's staan onder druk om de bijdrage van Internal Audit aan de business te verhogen en tegelijkertijd de kosten te optimaliseren. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat er veel belangstelling is voor RPA en het potentieel ervan om aanzienlijke verbeteringen te realiseren op het gebied van productiviteit, kosten en risicodekking. PwC schat bijvoorbeeld dat 45% van het auditwerk (d.w.z. basis, repetitief werk) kan worden geautomatiseerd via RPA, wat wereldwijd 2 biljoen dollar aan besparingen op het personeelsbestand oplevert. Het is duidelijk dat Internal Audit, door proactief gebruik te maken van RPA, kan aantonen dat het zich inzet voor kostenbesparingen en efficiëntie binnen hun organisaties.
Maar naast eenvoudige kostenbesparingen kan RPA het vermogen van een auditor om zijn werk te doen verbeteren. Hoewel RPA indrukwekkend is in het afhandelen van die aspecten van de rol die zich lenen voor standaardisatie en automatisering, is het geen vervanging voor de expertise en het professionele oordeel van een auditor.
Door auditors te bevrijden van veel van de alledaagse, repetitieve taken die deel uitmaken van hun rol, stelt RPA hen in staat zich te richten op de complexere aspecten van hun werk. Door gegevens met een hogere snelheid en nauwkeurigheid te zeven dan mensen, kan RPA kwesties aan het licht brengen waarbij menselijke auditors een eindoordeel moeten vellen over hun status, zoals de vraag of een boekhoudkundige behandeling of het gedrag van een klant redelijk is.
En het goede nieuws voor de technologisch verwerpingen binnen de beroepsgroep is dat RPA over het algemeen bekend staat om drie gebruiksvriendelijke kenmerken:
- Het vereist geen programmeervaardigheden van de kant van de eindgebruikers;
- Het vereist geen complexe, verstorende integratie met bestaande systemen;
- Het is ontworpen om te worden beheerd en zelfs geïmplementeerd door een zakelijke gebruiker.
Drie voordelen van RPA voor internal audit
Hier volgen drie belangrijke voordelen die auditors zullen ondervinden van de implementatie van RPA in hun praktijk.
1. Verbeterde auditkwaliteit en minder fouten
Zoals hierboven vermeld, leidt de automatisering die door RPA mogelijk wordt gemaakt tot een verbeterde kwaliteit van audits en een vermindering van onbedoelde menselijke invoerfouten. Als er fouten optreden, zullen deze sneller worden ontdekt en gecorrigeerd dankzij de systematische, geautomatiseerde aard van het RPA-proces.
Door de onvermoeibare aard van computerprogramma's kan het auditproces meer realtime en doorlopend zijn. Proactieve inzichten en analyse van de hoofdoorzaak bieden in de rapportage in plaats van alles achteraf. RPA kan de voortgang bijhouden ten opzichte van jaarlijkse auditplannen, belangrijke risico-indicatoren het hele jaar door volgen en doorlopend de kwaliteit van gegevens evalueren, de volledigheid van velden waarborgen, dubbele invoeren opsporen en validatie van menselijke input dubbel controleren.
2. Verbeterde efficiëntie en lagere kosten
RPA kan eenvoudige, op regels gebaseerde audittaken meer dan 90 procent sneller uitvoeren dan een menselijke auditor zou kunnen, en kan dit indien nodig 24 uur per dag doen. RPA kan sjablonen voor auditcomité- en managementrapporten en de balanced scorecards van internal audit vullen, openstaande punten identificeren en basis-mails versturen voor follow-up.
Het is geen verrassing dat de vermindering van deze tijdrovende handmatige activiteiten voor menselijke auditors via RPA een aanzienlijke kostenbesparing kan betekenen. Deze besparingen kunnen worden doorberekend aan cliënten in de vorm van lagere audit fees, waardoor het accountantskantoor concurrerend kan blijven.
3. Waarde voor de organisatie aantonen
En, zoals hierboven vermeld, biedt RPA Internal Audit de mogelijkheid om zijn capaciteit uit te breiden en zich te richten op meer activiteiten op een hoger niveau en met toegevoegde waarde. Bevrijd van het handmatige invoerwerk, kunnen auditors meer kwaliteitsbeoordelingen, uitzonderingsbeheer en procesverbeteringen uitvoeren. Een verschuiving van auditors naar activiteiten met toegevoegde waarde zal Internal Audit in staat stellen de efficiëntie en effectiviteit te verhogen en meer waarde te creëren voor het bedrijf door de effectiviteit van zijn hoogopgeleide menselijke auditors te maximaliseren.
Wil je meer weten over hoe RPA een positieve impact kan hebben op jouw audits? Bekijk onze webinar over IDEA 11, CaseWare's geavanceerde analytics aanbod dat RPA, naadloze samenwerking en een intuïtieve gebruikerservaring omvat.
