PDF documenten importeren en analyseren in CaseWare IDEA
Tips voor het importeren van PDF bestanden
30 december 2021 

Tips voor het importeren van PDF bestanden

Importeer je wel eens een PDF-bestand in CaseWare IDEA? Dan is het vast wel eens voorgekomen dat het bestand niet geheel naar jouw smaak is ingelezen.
Via de online IDEA community hebben wij vragen binnen gekregen welke gaan over het importeren van PDF-bestandern. Auditors ontvangen vaak informatie via PDF-bestanden die in IDEA moeten worden geïmporteerd voor analyse. Hier zijn enkele van de beste technische tips over het werken met PDF-bestanden, zoals deze zijn voorgesteld door onze IDEA user community.


Importeren van PDF-bestanden

 V: Wanneer ik een bepaald PDF-bestand open in Adobe Reader, worden de kolommen uitgelijnd onder de kolomtitels en zijn ze mooi opgemaakt. Echter, wanneer het door de Report Reader in IDEA gaat, lijken de gegevens in de kolommen te verschuiven. Ik heb geprobeerd de zwevende laag te gebruiken zonder veel succes, maar als ik het bestand open in Monarch blijven de kolommen goed uitgelijnd. Is er een eenvoudige workaround?

A: Als dit gebeurt, is er een gemakkelijke oplossing. Druk het bestand opnieuw af met een PDF-printer en verander de "Default" eigenschappen in "High Quality". - Brian Element, IDEA gecertificeerd instructeur.

 

Grote PDF-bestanden openen 

V: Hoe kan ik de tijd verkorten die nodig is om grote PDF-bestanden te openen?

A: Zodra je een groot PDF-bestand hebt geopend en het naar een tekstbestand hebt geconverteerd, kun je met deze handeling de tijd die nodig is om deze bestanden opnieuw te openen, verkorten:

  1. Klik op Bestand > Optie en selecteer het tabblad Map. Noteer het pad voor de opslag van jouw tijdelijke mappen.
  2. Wanneer je het PDF-bestand voor de eerste keer opent in Report Reader, ga je naar Windows Verkenner en zoek je de .txt-kopie van jouw bestand die werd aangemaakt in de map Temp. Kopieer dit bestand naar jouw map Bronbestand (of waar het originele PDF-bestand zich ook bevindt).

Door deze eenvoudige procedure in twee stappen te volgen, hoef je de volgende keer dat je het bestand opent niet meer te wachten. - Audimation Services, distributiepartner van CaseWare IDEA

 

Report Reader 

V: Waarom zou ik de Report Reader gebruiken?

A: Report Reader is een tool binnen IDEA dat de gebruiker in staat stelt complexe en lastige rapporten/PDF bestanden te converteren naar IDEA. Het biedt de volgende voordelen:

  1. Mogelijkheid om het import proces vast te leggen als een sjabloon. Latere rapporten kunnen in een handomdraai worden geïmporteerd met het sjabloon.
  2. Maakt het mogelijk bewerkingen om kleine, veld-niveau wijzigingen aan te brengen op de sjabloon zonder dat het hele proces opnieuw te doen.
  3. Koppelt gemakkelijk field headers en rapporttransacties.
  4. Mogelijkheid om te werken met velden met meer regels en variabele lengte.
  5. Biedt hulpmiddelen om te werken met velden met variabele breedte - zwevende velden.

Kortom, met de Report Reader kun je een rapport naar keuze opmaken, definiëren, vormgeven, aanpassen en maken. - Jairam, aangesloten bij het IDEA-forum

 

Importeren van meerdere bestanden uit de Report Reader 

V: Ik heb twaalf maandelijkse verkooprapporten die ik in IDEA wil importeren. Hoe kan ik deze importeren, een sjabloon toepassen, en de resultaten in één database samenvoegen?

A: Gebruik multiple file import script, omdat je hiermee meerdere bestanden kunt selecteren (zolang je hetzelfde sjabloon gebruikt). Waarna je een gewone append doet in IDEA.

De andere manier is om een script te maken dat het allemaal voor je doet. Je kunt hier wat voorbeeldcode vinden. - Brian Element, IDEA gecertificeerd instructeur.

 

Hoe IDEALab kan helpen   

We zijn trots op IDEA, maar we willen de software naar een hoger niveau tillen, door ons te richten op innovaties die het werk van auditors sneller maken. Geïnspireerd door de online support community rond IDEA, hebben we IDEALab ontworpen - een speciale online innovatie hub voor IDEA-gerelateerde middelen die uw leven gemakkelijker maken.

IDEALab geeft accountants zonder programmeer ervaring de mogelijkheid om specifieke software oplossingen te maken die bij hun bedrijf passen, en deze vervolgens te delen met de bredere IDEALab community. Of het nu gaat om het omgaan met PDF's of het ontwerpen van een compleet nieuwe oplossing, IDEALab is jouw manier om zowel te innoveren als het terug geven van ontwikkelingen aan de IDEA community.

Met IDEALab, kunnen gebruikers toegang krijgen tot het downloaden, commentaar geven op, en het testen van werkende prototypes van IDEA-gerelateerde middelen. Het gebruik van deze apps vereist geen programmeerkennis en installeren is net zo eenvoudig als een nieuwe app op je telefoon te zetten of een nieuwe extensie in je webbrowser.

Met op dit moment acht plug-ins, en meer beschikbaar in de komende tijd, zal IDEALab jouw go-to oplossing zijn om jouw workflow te versnellen en gebruik te maken van community-built tools. Om meer te weten te komen over IDEALab - of als je een idee heeft voor een toepassing die je graag opgenomen zou zien in onze suite van tijdbesparende oplossingen - klik hier.